О нормировании площадей помещений деловых зон выставочных комплексов

Переход торговли в Интернет-пространство снизил количество посетителей выставок и деловых мероприятий в их составе. Все больше информации о продукте мы получаем «онлайн», поэтому привлечение «живой аудитории» как никогда актуально в связи с необходимостью повышения эффективности продвижения продукта в условиях импортозамещения и активного развития внутреннего рынка. Грамотная организация специализированных помещений и пространств в составе выставочных комплексов повысит привлекательность деловых мероприятий на выставках.

Нормирование площадей помещений деловых зон в составе выставочных комплексов как никогда актуально. Их планировочные решения заслуживают внимания архитекторов, т.к. деловые мероприятия в составе выставок, являются средством привлечения «целевых» посетителей и подписания контрактов. Удобство и комфорт посетителей зависит от соразмерности помещений (специализированных и трансформируемых пространств) программе и количеству участников деловых мероприятий. Конечно, формат мероприятий постоянно эволюционирует, внедряются «онлайн» форматы участия, используются видеоэкраны, однако, они не заменяют «живого» взаимодействия. Вместе с тем, прибыль мероприятия полностью зависит от качества контента события, его идеи, упаковки и рекламы

В исследовании был проведен анализ технологических аспектов функционирования мероприятий в составе выставок коммерческой направленности (более 150 мероприятий), определены функциональные требования к помещениям информационно-деловых процессов и обслуживания участников. Большинство российских выставочных комплексов не имеет специализированных площадей, используя приспособление экспозиционных залов, в связи с чем использование нормативного показателя площади на одного участника позволит организаторам более эффективно использовать площадь помещений. Программой деловых мероприятий, помимо основных (конференц-залы, аудитории, переговорные комнаты и пространства), задействуются площади под сопутствующее обслуживание в виде: кофе-брейков (перерыв не более 10 мин с подачей горячих напитков); фуршетов (приема пищи без рассадки за столом 40–60 мин), банкетов – приема пищи (с посадкой участников за столы продолжительностью 60–120 мин). Проведение мероприятий и сопутствующего обслуживания определяет деловая программа, в связи с чем требуется подготовка соответствующих по площади и оборудованию помещений (стационарных или приспосабливаемых). Планировка отводимых помещений должна быть направлена на создание комфортных соразмерных пространств, способствующих продуктивному взаимодействию.

Функциональные составляющие, определяющие потребности в площадях, представить в виде совокупности процессов: основного обслуживания – в виде деловых мероприятий в составе выставок, обслуживания сопутствующего; технологических, обеспечивающих функционирование пространственных составляющих мероприятий. В исследовании выявлено, что деловые мероприятия являются самостоятельным функциональным компонентом выставок. Они имеют сложную технологию проведения и различную степень связанности с экспозицией. Функции деловых мероприятий включают: информационные – предоставление участникам продукта деловой деятельности и сопутствующие: услуги пунктов питания (в виде кофе-брейков, фуршетов, банкетов); банковские услуги; услуги юридического сопровождения.

Предложены приемы создания планировочными средствами оптимальных условий усвоения информации. На основе графоаналитического анализа и разработанных нормалей предложены показатели для расчета площади помещений и пространств, исходя из количества приглашенных участников. Требования к площадям определены посредством разработки нормалей исходя из психологических, антропометрических и зрительных закономерностей усвоения информации, характера ее подачи, приемов расстановки мебели и оборудования.

Поскольку одним из критериев определения площади помещений является мебель и оборудование, в исследовании, в соответствии с технологией проведения, рекомендован набор мебели и оборудования: для переговорных комнат – столы с шириной рабочей поверхности 80–120 см, кресла 60х60 см; для аудиторий – столы с шириной рабочей поверхности 60–80 см, стулья 50х50 см, мультимедийное оборудование (проекторы, экраны, персональные компьютеры и пр.); для конференц-залов – кресла 60х60 см, мультимедийное оборудование. Высота основных помещений рекомендуется с учетом характера зрительного усвоения подаваемой участникам информации равной не менее 2,8 м

Предлагается нормирование помещений деловых зон в составе выставочных комплексов по основным технологическим единицам (специализированным помещениям)

При проектировании помещений важно учитывать доступность мероприятий и сокращение затрат времени участников на поиск места проведения в структуре выставочного комплекса. Здесь важна организация отдельного входа или доступность не более 3 мин от общей входной группы выставки с использованием современных средств навигации (электронных, визуальных) в отделке помещений. Организация транзита участников деловых мероприятий через экспозиционные залы нежелательна, т. к. целевые посетители ориентированы на посещение запланированного мероприятия, а потом уже на осмотр экспозиции. Это необходимо учитывать при организации маршрута посетителей.

Архитектурное решение деловой зоны, за счет своей функциональности, должно стать не просто фоном для бизнес-процессов, а динамичной и вдохновляющей средой, способствующей достижению договоренностей и подписанию новых коммерческих контрактов. Использование предлагаемых показателей расчета площадей позволит создать комфортные условия пребывания участников и оптимизировать, арендуемую для этих целей площадь. Здесь грамотное определение площади необходимых помещений играет ключевую роль в успешной организации мероприятий, т.к. это определяет и затраты организаторов и результативность информационной составляющей мероприятия.

Внедрение нормативов площади в проектную практику – это стратегически важный шаг к оптимизации используемых пространств и повышению результативности, с целью повышения вовлеченности и мотивации участников, что напрямую отразится на результатах. Для успеха бизнес-мероприятия, кроме организационной эффективности, необходимо удачное соответствие формата проведения встречи и ее задач.

Изменчивость информационных составляющих деловых мероприятий и форм подачи информации ввиду сменяемости выставок определяет потребность в трансформациях основных площадей предназначенных для проведения деловых мероприятий. Оптимальные пространственные параметры для проведения мероприятий в рамках одной выставки, не означают существования оптимальных условий для большинства других выставок. Это означает постоянную необходимость трансформации. Трансформация возможна за счет монтажа-демонтажа передвижных перегородок и быстровозводимых конструкций, как по горизонтали (объединение/расчленение пространства), так и по вертикали (устройство дополнительных уровней, подиумов, балконов). Качество помещений и пространств при их трансформации должна обеспечиваться единым уровнем информационно-технической оснащенности, шумозащищенностью и доступностью помещений для участников. При проектировании деловой зоны важно предусматривать возможность получения участниками дополнительных или сопутствующих услуг (банковских, юридических, логистических, гостиничных и т.д.).

Благоприятные условия для участников обеспечиваются путем создания комфортного пространства, включая функциональный, психологический и эстетический комфорт помещений. Функциональный комфорт – удобство эксплуатации помещения (зоны) участниками. Он обеспечивает осуществление процессов, разделение которых по функциям выполняется планировочными средствами. Немаловажную роль играет эргономика организации пространства основных помещений, основные положения которой необходимо применять в расстановки мебели и оборудования, учитывая визуальный комфорт участников и характер размещения.

Психологический комфорт, создаётся оптимальным для организма человека сочетанием температуры, влажности, уровнем шума не выше 45 Дб. Этот показатель очень важен, т.к. в рамках выставок нередко проводятся шумные массовые и рекламные мероприятия, соседство с которыми накладывает требования к шумозащите помещений и использованию новейших шумопоглощающих материалов в элементах перегородок, стен, потолков.

Не менее важны при создании деловых зон архитектурно-художественные решения, сочетающие отделку и информационные средства (видео-панели, рекламные щиты и т.д.), включаемые в интерьер. Эстетическое воздействие пространственной среды является решающим фактором при формировании благоприятной для человека среды. Поэтому характер интерьеров должен способствовать ориентации участников деловых мероприятий на выставке, создавать ощущение комфорта на мероприятиях. Архитектурными приемами должны быть созданы удобные коммуникации для быстрого перехода в экспозиционные пространства.

Современные архитектурные решения, позволят оптимизировать использование площадей деловой зоны, обеспечивая их многофункциональность и гибкость, адаптируемость под разные форматы мероприятий, станут инструментом удовлетворения растущих требований бизнеса. А оформление интерьеров, выполненное в соответствии с актуальными тенденциями на основе предлагаемых выводов исследования, создаст привлекательную визуальную среду, способствующую запоминанию брендов и увеличению интереса к выставочным экспонатам.

Таким образом, внедрение нормирования площади на одного участника, понятия доступности и понятия психологического, функционального и эстетического комфорта помещений будет способствовать улучшению эффективности проведения деловых мероприятий на выставках.

Предлагаемые показатели площадей, призваны решить проблему недостаточно высокой эффективности деловых мероприятий. Внедрение предложенных нормативов позволит архитекторам и event-менеджерам создавать более функциональные, удобные и соразмерные пространства, способствующие продуктивному взаимодействию участников деловых мероприятий. Это, в свою очередь, положительно скажется на результативности выставок, привлечении целевой аудитории и заключении контрактов, что особенно важно при необходимости развития внутреннего рынка.

Дальнейшие исследования направлены на изучение влияния планировочных решений на эффективность деловых мероприятий, а также на разработку рекомендаций по адаптации планировочных решений выставочных комплексов.